Календарь внедрения: пять этапов по пять рабочих дней
В этой статье
Работу удобно мерить не месяцами, а пятидневками: у каждой есть результат, который можно посмотреть и принять. Схема ниже собрана по проектам в Липецке – переработка сельхозсырья, пищевые производства, металлообработка, оптовая торговля продуктами. У всех выражена сезонность, поэтому календарь мы стараемся ставить так, чтобы тяжёлые этапы не попадали на пик отгрузок.
Этап 1 (дни 1–5): инвентаризация цифр
Смотрим, что в компании уже считается и кем. Обычно набор такой: бухгалтерская база, две-три таблицы у экономиста, отчёт по отгрузкам у коммерческого директора и личный файл собственника, где он ведёт «настоящие» деньги. Наша задача – понять, почему эти четыре источника дают четыре разных ответа о прибыли. Расхождение между источниками мы описываем цифрой, а не общими словами, и уже это меняет разговор внутри компании.
Этап 2 (дни 6–10): финансовая модель под сезон
Вторая пятидневка – методика. Кроме обычных вещей вроде справочника статей и правил разнесения затрат, для сезонного бизнеса решается ещё одна задача: как сравнивать месяцы, если летом выручка втрое выше зимней. Обычно вводится сравнение с тем же периодом прошлого года и годовой план с помесячной разбивкой – урожай и загрузка мощностей в Липецкой области задают компаниям одинаковый ритм. Иначе спад в феврале выглядит катастрофой, а на деле это нормальный ход сезона. Заодно на этом этапе решается, как учитывать запасы, закупленные впрок под будущую переработку: деньги ушли сейчас, а доход они принесут через несколько месяцев.
Этап 3 (дни 11–15): данные приходят в одно место
Техническая часть. Подключаем по очереди:
- учётную базу с закупками сырья, выпуском и отгрузками;
- выписки по расчётным счетам всех юридических лиц группы;
- кассы, эквайринг и подотчёт;
- таблицы, которые ведут технологи и снабженцы.
Отдельная работа – хранение и потери сырья. У переработчиков Липецка разница между купленным и переработанным объёмом прямо влияет на себестоимость, и если она нигде не фиксируется, прибыль считается завышенной месяцами.
Этап 4 (дни 16–20): отчёты и сверка
Появляются три формы за закрытый период: движение денег, прибыли и убытки, управленческий баланс. Дальше идёт сверка – остаток по деньгам должен совпасть с выпиской, а прибыль в отчёте – объясняться построчно. Отчётность принимается только после того, как сошлись все три формы, потому что две сошедшиеся из трёх означают ошибку, которую пока не нашли.
Этап 5 (дни 21–25): план на год и дашборд
Последняя пятидневка про будущее. Строится годовой план с разбивкой по месяцам, платёжный календарь на ближайший квартал и одна страница с ключевыми цифрами для владельца. С этого момента разговор на планёрке меняется: обсуждают не «сколько денег на счёте», а отклонение факта от плана и его причины. На дашборд обычно выносят четыре группы показателей:
- деньги: остатки, поступления, обязательные платежи ближайших недель;
- прибыль месяца и нарастающим итогом с начала года;
- маржинальность направлений и крупных клиентов;
- дебиторская задолженность с разбивкой по срокам просрочки.
Всё это помещается на один экран телефона, иначе отчётностью не будут пользоваться каждый день.
Что происходит между этапами
Между пятидневками стоят точки приёмки – короткие встречи на сорок минут. На них показывается результат этапа и решается, идти дальше или доработать. Оплата тоже разбита по этапам, поэтому проект можно остановить в любой точке, не потеряв уже сделанное.
Бюджет на двадцать пять рабочих дней
Полная постановка обходится от 220 000 ₽, сокращённый вариант с одним контуром отчётности – от 80 000 ₽, подключение источников данных – от 110 000 ₽. Ежемесячное ведение после сдачи – от 25 000 ₽, и нужно оно далеко не всем: компании с собственным экономистом справляются сами. Состав работ разложен в разделе цен.
Позвоните на +7 (901) 417-22-12, и мы прикинем календарь под ваш сезон – так, чтобы внедрение не пришлось на самые загруженные недели года.
